Podgląd procesu

Załącznik nr PR-09 (4)
do Księgi Jakości Urzędu Miasta Kalisza
2017-09-28

Obsługa administracyjna Urzędu

Kategoria procesu: Wspomagający

Właściciel procesu: Fabiańczyk Kustosz Ewelina

Komórki realizujące proces:

WAG – Wydział Administracyjno-Gospodarczy

Cel procesu

Zapewnienie warunków do właściwego funkcjonowania urzędu.

Zadania szczegółowe

1. Gospodarowanie mieniem urzędu.
2. Zaopatrzenie materiałowo – techniczne urzędu.
3. Prowadzenie magazynu gospodarczego.
4. Zapewnienie łączności i obiegu korespondencji.
5. Obsługa techniczna posiedzeń i komisji i sesji Rady Miejskiej oraz uroczystości i spotkań przez Radę, Prezydenta i Wiceprezydentów.
6. Utrzymywanie czystości pomieszczeń biurowych.
7. Obsługa transportowa urzędu.
8. Prowadzenie archiwum zakładowego.

Wskaźniki przyjęte do monitorowania procesu

Miernik Cel jakościowy Źródło pomiaru Częstotliwość pomiarów Komórka organizacyjna
Koszty utrzymania budynku - - Rocznie
WAG
Liczba teczek dokumentów przekazanych do archiwum. - Protokół przekazania dokumentów do archiwum. Rocznie WAG
Powierzchnia przestrzeni biurowej przypadająca na pracownika w poszczególnych budynkach urzędu. - - Rocznie WAG

Procedury

  1. Zarządzenie Nr 293/2017 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 19 maja 2017r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Zabezpieczenia i Ochrony Mienia w Urzędzie Miejskim w Kaliszu.
  2.  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn zm.).
  3. „Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Kaliszu” stanowiący załącznik do zarządzenia nr 523/2016 z dnia 21 września 2016r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Kaliszu (z późn. zm.).
  4. Zarządzenie nr 392/2012 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 16 sierpnia  2012 r. w sprawie Ogólnych Zasad Rachunkowości Urzędu Miejskiego w Kaliszu (z późn. zm.).

Dane wejściowe

1. Wymagania prawne.
2. Wymagania normy ISO 9001.
3. Wnioski komórek organizacyjnych.

Dane wyjściowe

1. Zakupy środków niezbędnych do funkcjonowania urzędu.
2. Inwestycje na terenie urzędu.
3. Zbiory archiwum.

Historia

  1. Strona obowiązywała: 2016-09-24 - 2017-10-09 09:32:31
    Zmieniona przez: Tomczyk Katarzyna
    Poprzednia wersja
  2. Strona obowiązywała: 2015-10-08 - 2016-10-28 11:08:43
    Zmieniona przez: Tomczyk Katarzyna
    Poprzednia wersja
  3. Strona obowiązywała: 2013-09-18 - 2015-10-08 15:03:31
    Zmieniona przez: Tomczyk Katarzyna
    Poprzednia wersja

Generowane dnia: 2021-09-17 09:58:53 Przez: