Transkrypcja (wpisanie) aktów zagranicznych do Systemu Rejestrów Państwowych (Bazy Usług Stanu Cywilnego)
Szczegóły karty

USC-12 (13)

Urząd Miasta Kalisza, 2019-06-12
Poradnik Interesanta - Karta Usługi Publicznej

Transkrypcja (wpisanie) aktów zagranicznych do Systemu Rejestrów Państwowych (Bazy Usług Stanu Cywilnego)

Wydział: Urząd Stanu Cywilnego

Proces: Ewidencja ludności i prowadzenie akt stanu cywilnego

Właściciel: Kędzia Beata

Osoba Nadzorująca: Korach Ewa

Wymagane dokumenty

  1. pisemny wniosek osoby ubiegającej się o wpisanie aktu zagranicznego ( urodzenia, małżeństwa, zgonu ) do polskich ksiąg stanu cywilnego - druk do pobrania w urzędzie.
  2. oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego - z klauzulą apostille (obowiązuje w państwach, które są stroną tzw. konwencji haskiej np. USA) lub legalizacją dokonaną przez urzędnika konsularnego polskiej placówki dyplomatycznej na terenie państwa, z którego dokument pochodzi np. Kanada;                                          Uzyskanie klauzuli apostille nie jest konieczne w przypadku państw, z którymi łączą Polskę dwustronne umowy międzynarodowe np. Wlk. Brytania.
  3. tłumaczenie aktu dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministerstwa Sprawiedliwości lub uprawnionego do tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub EOG
  4. dowód wpłaty opłaty skarbowej
  5. dokument stwierdzający tożsamość (np. dowód osobisty lub paszport)
  6. pisemne upoważnienie obydwojga rodziców dla innych osób ( np. dziadków, rodzeństwa ) na wpisanie aktu urodzenia dziecka                                                                                                                                                                                

Miejsce załatwienia sprawy

Urząd Stanu Cywilnego
ul. Tadeusza Kościuszki 1A
62 – 800 Kalisz
Biuro Obsługi Interesantów
Parter – stanowiska nr 6 i 7 - odpisy aktów stanu cywilnego
tel. : 62    5049782,     5049743

Termin

Z uwagi na konieczność weryfikacji oraz uzupełnienia danych osobowych w oparciu o akty stanu cywilnego (np. akt urodzenia) - zagraniczny dokument stanu cywilnego może zostać wprowadzony do komputerowego Systemu Rejestrów Państwowych (Bazy Usług Stanu Cywilnego) po upływie od 7 do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Kierownik usc, który dokonał transkrypcji, wydaje lub przesyła, wnioskodawcy odpis zupełny aktu stanu cywilnego, w terminie z nim uzgodnionym.

Sposób załatwienia sprawy

  1. interesant składa oryginały dokumentów wraz z ich urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministerstwa Sprawiedliwości oraz wypełnia wniosek o dokonanie transkrypcji (wpisania) aktu zagranicznego
  2. urzędnik sprawdza tożsamość osoby oraz kompletność dokumentów
  3. kierownik USC przenosi niezbędny akt stanu cywilnego lub występuje do innego usc o przeniesienie aktu do Systemu Rejestrów Państwowych (Bazy Usług Stanu Cywilnego)
  4. sporządzenie właściwego aktu stanu cywilnego
  5. interesant w umówionym terminie odbiera odpis zupełny aktu stanu cywilnego  – potwierdzając  zgodność i prawidłowość danych.

UWAGA!

Oryginały dokumentów wraz z tłumaczeniem na jęz. polski pozostają w aktach zbiorowych usc.

Opłaty

50 zł,-  transkrypcja aktu zagranicznego

39 zł,-  uzupełnienie , sprostowanie danych w akcie

Opłatę uiszcza się w kasach urzędu – Biuro Obsługi Interesantów – ul. T. Kościuszki 1A
lub na rachunek bankowy Urzędu Miasta:     PKO BP S.A 07 1020 2212 0000 5802 0387 5440

Tryb odwoławczy

Odwołanie składa się w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kaliszu w terminie 14 dni od doręczenia odpisu zupełnego, a następnie przekazuje się w celu rozpatrzenia do Wojewody Wielkopolskiego.

Informacje dodatkowe

Wniosek o wpisanie do polskich ksiąg aktu sporządzonego za granicą można złożyć do wybranego kierownika usc.

Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu.

Wpisowi podlegają również odpisy aktu stanu cywilnego wydawane na drukach wielojęzycznych. Nie wymagają one tłumaczenia na terytorium Państw związanych Konwencją nr 16 sporządzoną w Wiedniu dn. 08.09.1976r. dot. wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego.

Uznanie wielojęzycznych odpisów może mieć jedynie miejsce w przypadku, gdy właściwy formularz został wypełniony zgodnie z zasadami określonymi w Konwencji.

Jeżeli odpis w sposób nieprawidłowy został wystawiony przez podmiot zagraniczny, kierownik urzędu stanu cywilnego w Polsce nie może go przyjąć bez żądania dokonania tłumaczenia.

Wniosek o transkrypcję może złożyć osoba, której akt dotyczy lub inna, która wykaże interes prawny lub faktyczny.


ZAŁĄCZNIK - KLAUZULA INFORMACYJNA

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA - Administratorami są:

  1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,

  2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska


W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kaliszu, mający siedzibę w Kaliszu
(62-800) Główny Rynek 20. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Kaliszu można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kaliszu wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email: iod@um.kalisz.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:
  • sporządzenia aktu urodzenia dziecka

  • sporządzenia aktu małżeństwa

  • sporządzenia aktu zgonu

  • przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa

  • przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa

  • przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia

  • przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko

  • przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion

  • wydania zaświadczenia o stanie cywilnym

  • wydania odpisu aktu stanu cywilnego

  • wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą

  • wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego

  • sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego

  • realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą

  • realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy

  • realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach

  • realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.

  • dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie

  • wydania dokumentów z akt zbiorowych

  • zameldowania

  • nadania numeru PESEL.


Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska. ODBIORCY DANYCH
Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL. PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy: - kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany; - kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.
INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.


Wszelkich informacji można uzyskać pod numerem telefonu
62  50497782,    5049789,    5049783,     5049790
mail – usc@um.kalisz.pl
fax – 62 5049797

Podstawa prawna

  1. art. 22, art. 104-107 Ustawy z dnia 28.11.2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz. U. 2018 poz.2224 z późn. zm.)

Załączniki

Dodany dnia: 2019-06-12 Przez: Kędzia Beata
Akceptowany dnia: 2019-07-02 05:24:45 Przez: Korach Ewa
Generowany dnia: 2019-09-17 20:08:21 Przez: Gość


Historia zmian

  1. Zmieniono: 2019-01-15 - 2019-07-02 05:24:45
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  2. Zmieniono: 2018-07-03 - 2019-01-15 11:04:12
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  3. Zmieniono: 2018-06-14 - 2018-07-03 12:12:36
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  4. Zmieniono: 2018-06-06 - 2018-06-18 07:09:21
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  5. Zmieniono: 2017-12-20 - 2018-06-08 05:56:15
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  6. Zmieniono: 2017-02-01 - 2018-01-02 06:23:30
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  7. Zmieniono: 2015-11-17 - 2017-02-07 09:26:16
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  8. Zmieniono: 2015-05-25 - 2015-11-18 08:28:30
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  9. Zmieniono: 2015-03-02 - 2015-05-25 10:03:01
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  10. Zmieniono: 2015-01-02 - 2015-03-06 09:07:35
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  11. Zmieniono: 2014-05-09 - 2015-01-05 10:42:40
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja
  12. Zmieniono: 2013-06-26 - 2014-05-09 11:31:10
    Przez: Korach Ewa
    Poprzednia wersja