Poradnik Interesanta

1. DANE ADRESOWE URZĘDU

Urząd Miejski w Kaliszu
Ul. Główny Rynek 20
62-800 Kalisz

2. CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU ZARZĄDZANIA

2.1. Zakres Systemu Zarządzania

Mając na celu potrzebę doskonalenia jakości świadczonych usług publicznych oraz zadowolenie klientów i pracowników, w Urzędzie Miejskim w Kaliszu zadecydowano o podniesieniu efektywności i skuteczności dotychczasowego systemu zarządzania poprzez opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009. Podstawowe założenia obowiązującego systemu zarządzania przedstawiono poniżej.

ZAKRES SYSTEMU ZARZĄDZANIA

Realizacja usług publicznych zaspokajających potrzeby indywidualne i zbiorowe mieszkańców Miasta Kalisza oraz innych osób i podmiotów (klientów), w zakresie określonym przez obowiązujące przepisy.

System Zarządzania obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu. Podczas projektowania i budowy systemu zarządzania zastosowano, zalecane w normie PN-EN ISO 9001:2009 podejście procesowe. W tym celu system zarządzania Urzędu został opisany, w kategoriach wzajemnie powiązanych ze sobą elementów – procesów. Realizacja procesów wg określonych w dokumentacji standardów postępowania ma zapewnić powtarzalność w zakresie jakości oraz osiągnięcie celów założonych w Polityce Jakości. Przyjęto następujące podstawowe definicje w ramach systemu zarządzania:

KLIENT

• mieszkańcy Miasta oraz inne osoby fizyczne, na rzecz których Urząd realizuje usługi publiczne,
• przedsiębiorcy,
• instytucje administracji państwowej, rządowej i samorządowej,
• jednostki organizacyjne Miasta,
• inne instytucje i organizacje, w tym organizacje pozarządowe.

WYRÓB – USŁUGA

USŁUGI PUBLICZNE ZASPOKAJAJĄCE POTRZEBY INDYWIDUALNE: wynik procedury przedsięwziętej na wniosek klienta, do realizacji której Urząd jest zobowiązany na podstawie przepisów prawnych. Warunkiem koniecznym uruchomienia usługi publicznej jest inicjatywa zainteresowanego, wyrażająca się wizytą w Urzędzie lub przesłaniem dokumentów pocztą. Standardy postępowania dotyczące wykonywania usług publicznych zaspokajających potrzeby indywidualne, wynikają z przepisów prawnych i zostały dodatkowo uszczegółowione poprzez opracowanie i udostępnienie interesantom kart usług publicznych. Na potrzeby związane z doskonaleniem, przyjęto następujące kryteria oceny jakości usług publicznych zaspokajających potrzeby indywidualne:

• przestrzeganie terminów wynikających z przepisów prawa, z dążeniem do ich skracania,
• kultura i kompetencje urzędników,
• dostępność i jakość informacji udzielanych przez pracowników Urzędu, w szczególności w formie: rozmów bezpośrednich i telefonicznych, tablic informacyjnych, materiałów publikowanych na stronie internetowej, w Poradniku Interesanta Urzędu Miejskiego w Kaliszu i w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu,
• dostępność formularzy wymaganych lub ułatwiających załatwienie sprawy,
• dostępność usług dodatkowych, ułatwiających załatwienie sprawy (np. możliwość dokonania wpłaty na konto),
• zapewnienie dostępności świadczonych usług osobom niepełnosprawnym poprzez likwidację barier architektonicznych,
• dbałość o infrastrukturę wykorzystywaną przez interesantów podczas ich bezpośrednich wizyt w Urzędzie ( np. miejsca parkingowe, możliwość skorzystania z miejsc siedzących w przypadku konieczności dłuższego oczekiwania, dostępność sanitariatów)

USŁUGI PUBLICZNE ZASPOKAJAJĄCE POTRZEBY ZBIOROWE: zadania realizowane w interesie mieszkańców Miasta, które wynikają z przepisów prawnych. Usługi publiczne tego typu nie wymagają inicjatywy ze strony zainteresowanego podmiotu, a wykonywane są z urzędu. Standardy postępowania dotyczące wykonywania usług publicznych zaspokajających potrzeby zbiorowe, wynikają z przepisów prawnych i są uszczegóławiane w drodze uchwał Rady Miejskiej Kalisza oraz zarządzeń Prezydenta. Na potrzeby związane z doskonaleniem, przyjęto następujące kryteria oceny jakości usług publicznych zaspokajających potrzeby zbiorowe:

• zgodność z potrzebami mieszkańców, w odniesieniu do poprawy jakości życia w kategoriach takich jak: rynek pracy i rozwój przedsiębiorczości, opieka zdrowotna, bezpieczeństwo i porządek prawny, infrastruktura drogowa i pozostała, komunikacja - transport publiczny, dostęp do kultury i wypoczynku, warunki socjalne, stan środowiska, ład przestrzenny, ochrona własności, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego itp.,
• adekwatność, skuteczność i efektywność wydatkowania środków publicznych,
• poszukiwanie dodatkowych źródeł finansowania, w szczególności poprzez pozyskanie środków z funduszy europejskich,
• terminowość realizacji inwestycji.

2.2. Wyłączenia

W ramach wdrożonego systemu zarządzania w zakresie normy PN-EN ISO 9001:2009 dokonano wyłączeń, odnoszących się do następujących punktów normy:

• 7.3 Projektowanie i rozwój

Powyższe wyłączenia zostały zastosowane, z uwagi na brak jakichkolwiek nawiązań do specyfiki funkcjonowania Urzędu. Usługi publiczne realizowane są w oparciu o standardy wynikające z przepisów prawa, które ściśle wyznaczają sposób realizacji zadań. Urząd we własnym zakresie nie ma możliwości projektowania i tworzenia nowych usług publicznych.

2.3. Dokumentacja systemu zarządzania

W skład dokumentacji systemu zarządzania wchodzą następujące dokumenty:

• Polityka Jakości,
• Księga Jakości,
• obowiązujące zarządzenia Prezydenta,
• karty usług publicznych,
• udokumentowane procedury i instrukcje postępowania wymienione w Księdze Jakości,
• dokumenty, w których przestawiono uzyskane wyniki przeprowadzonych działań zgodnie z postanowieniami normy PN-EN ISO 9001:2009 lub dokumenty potwierdzające przeprowadzenie takich działań.

Podstawowe dokumenty systemu zarządzania, dostępne są w formie elektronicznej na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu (www.bip.kalisz.pl) oraz w „Serwisie Informacyjnym Systemu Zarządzania Jakością” na wewnętrznej stronie intranetowej Urzędu. W ten sposób każdy pracownik ma dostęp do aktualnej dokumentacji systemu zarządzania obowiązującego w Urzędzie. Wszelkie dokumenty i zmiany wprowadzane do systemu bądź na stronę Biuletynu, są zidentyfikowane i nadzorowane, a postępowanie w tym zakresie opisane jest w procedurach procesu Nadzorowanie i doskonalenie systemu zarządzania.

3. PROCESY SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Procesy wyspecyfikowane w ramach systemu zarządzania, oraz ich wzajemne oddziaływania, zostały przedstawione na diagramie „MAPA PROCESÓW” i podzielone na trzy grupy:

3.1. PROCESY NADRZĘDNE

Stanowią odzwierciedlenie najważniejszych, strategicznych zadań Miasta realizowanych w celu zaspokojenia zbiorowych albo indywidualnych potrzeb klientów. Najważniejszą cechą procesów nadrzędnych jest ich ścisłe powiązanie z zamierzeniami, celami i polityką Rady Miejskiej Kalisza, które każdorazowo wypełniają je treścią, określając w drodze uchwał kierunki rozwoju oraz hierarchę ważności zadań. Na poziomie dokumentacji systemu zarządzania nie są dodatkowo opisywane, z uwagi na ogólny charakter oraz brak powtarzalności realizowanych zadań. Dla procesów nadrzędnych nie ma potrzeby wskazywania właściciela procesu.
LISTA PROCESÓW:

• ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA
• ZARZĄDZANIE INFRASTRUKTURĄ MIASTA
• REALIZACJA POLITYKI SPOŁECZNEJ
• KREOWANIE WIZERUNKU MIASTA I URZĘDU
• WSPIERANIE PRZEDSIĘBIORCZOŚCI
• OBSŁUGA INTERESANTA

3.2. PROCESY PODSTAWOWE

Opisują najistotniejsze z punktu widzenia Urzędu działania, mające wpływ na jakość wykonywanych zadań. Procesy podstawowe zostały opisane poprzez:

• karty procesów zawierające, cel, imię i nazwisko właściciela procesu, wskaźniki przyjęte do monitorowania procesu, cele jakościowe dla wybranych usług publicznych ( tam gdzie ich określenie było możliwe) oraz listę kart usług publicznych oraz zarządzeń opisujących standardy obowiązujące w ramach procesu.
• karty usług publicznych, zawierające skrócony opis poszczególnych procedur postępowania, dokumenty na wejściu i wyjściu oraz wskazanie komórki organizacyjnej urzędu odpowiedzialnej merytorycznie za realizację danej usługi,
• zarządzenia Prezydenta.

LISTA PROCESÓW:

• ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE
• GOSPODARKA MIENIEM
• REALIZACJA INWESTYCJI
• GOSPODARKA KOMUNALNA I MIESZKANIOWA
• OCHRONA ŚRODOWISKA
• UDZIELANIE ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH
• EWIDENCJA LUDNOŚCI I PROWADZENIA AKT STANU CYWILNEGO
• NADZOROWANIE WARUNKÓW PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ
• REJESTROWANIE POJAZDÓW I NADAWANIE UPRAWNIEŃ DO PROWADZENIA POJAZDÓW
• OBSŁUGA INWESTORA
• OBSŁUGA PARTNERA SPOŁECZNEGO
• PROWADZENIE SPRAW GEODEZYJNYCH I KARTOGRAFICZNYCH
• ZARZĄDZANIE EDUKACJĄ
• ZARZĄDZANIE KULTURĄ I OPIEKĄ NAD ZABYTKAMI
• ZARZĄDZANIE SPORTEM I TURYSTYKĄ

Punkty normy ISO 9001 6.1 7.1 7.2 7.5 8.2 8.3

3.3. PROCESY WSPOMAGAJĄCE

Wspierające procesy podstawowe i stanowiące ich uzupełnienie. Procesy wspomagające opisane zostały poprzez:

• karty procesów zawierające, cel, imię i nazwisko właściciela procesu, wskaźniki przyjęte do monitorowania procesu, cele jakościowe (tam gdzie ich określenie było możliwe) oraz listę zarządzeń Prezydenta opisujących standardy obowiązujące w ramach procesu,
• zarządzenia Prezydenta.

LISTA PROCESÓW:

• NADZOROWANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA
• NADZÓR NAD REALIZACJĄ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
• NADZOROWANIE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW PUBLICZNYCH
• ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI
• OBSŁUGA ADMINISTRACYJNA URZĘDU
• OBSŁUGA INFORMATYCZNA
• GROMADZENIE ŚRODKÓW BUDŻETOWYCH

Kryterium identyfikacji procesów i procedur systemu zarządzania były te elementy systemu, które mają istotny wpływ na uzyskanie satysfakcji klientów oraz zapewnienie powtarzalnej jakości zadań realizowanych przez Urząd. Karty procesów stanowią integralną część Księgi Jakości.
Punkty normy ISO 9001 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.2 6.3 6.4 7.4 8.2 8.3 8.4 8.5

4. SYSTEM ZARZĄDZANIA - UZUPEŁNIENIE

4.1. Podstawowe uprawnienia i odpowiedzialności

Zakres zadań, odpowiedzialność i uprawnienia są opisane w następujących dokumentach:

• zakresach czynności i opisach stanowisk pracy pracowników,
• „Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Kaliszu” oraz w pozostałych zarządzeniach Prezydenta,
• uchwałach Rady.

Prezydent w zakresie systemu zarządzania odpowiada za:

• weryfikację i zatwierdzanie kierunków rozwoju systemu zarządzania,
• przeprowadzanie przeglądów dokonywanych przez kierownictwo,
• zatwierdzanie celów i Polityki Jakości,
• zatwierdzanie i wydawanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi zasadami systemu zarządzania,
• współpracę z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością,
• zapewnienie zasobów niezbędnych dla realizacji polityki systemu zarządzania.

Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiada za realizację działań wynikających z kompetencji udzielonych zarządzeniami Prezydenta.

Właściciele procesów odpowiadają w zakresie wskazanym w zarządzeniu powołującym ich do pełnienia funkcji.
Kierujący komórkami organizacyjnymi odpowiadają za:

• utrzymywanie i doskonalenie systemu zarządzania oraz realizację wskazanych celów w podległych sobie obszarach,
• zapewnienie zrozumienia założeń polityki przez podległych im pracowników,
• identyfikację potrzeb szkoleniowych w podległej komórce,
• wyznaczenie w podległych zespołach osób odpowiedzialnych za realizację wniosków wynikających z przeglądów systemu zarządzania oraz auditów wewnętrznych,
• nadzór nad sporządzanymi w komórce organizacyjnej zapisami,
• wskazywanie w opisach stanowisk pracy celów zgodnych celami zawartymi w Polityce Jakości i kartach procesów.

Przedstawiciel kierownictwa
Przedstawicielem kierownictwa w zakresie systemu zarządzania jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością podlegający bezpośrednio Prezydentowi.

4.2. Wdrożenie Polityki jakości

Polityka Jakości została opracowana i zatwierdzona przez Prezydenta. Postanowienia zawarte w Polityce mają swoje odzwierciedlenie w celach poszczególnych procesów, oraz celach i zadaniach ustanawianych dla poszczególnych szczebli i funkcji w organizacji podczas przeglądów systemu. Cele są określone, dokumentowane, okresowo przeglądane i aktualizowane przez najwyższe kierownictwo Urzędu. Wszyscy pracownicy Urzędu zostali zapoznani z treścią Polityki Jakości. Treść polityki dostępna jest w Serwisie Systemu Zarządzania Jakością oraz wybranych pomieszczeniach Urzędu.

4.3. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

Najważniejsze ustalenia dotyczące bieżącej działalności Urzędu są komunikowane w formie zarządzeń wydawanych przez Prezydenta. Komunikacja wewnętrzna oparta jest ponadto na informacjach przekazywanych pocztą elektroniczną, korespondencją wewnętrzną, ustnie i telefonicznie. W zakresie spraw związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania podstawowym kanałem przekazywania informacji, są komunikaty dostępne w „Serwisie Informacyjnym Systemu Zarządzania Jakością”.

4.4. Środowisko pracy

Środowisko pracy niezbędne do osiągnięcia zgodności z wymaganiami jest określone i nadzorowane w odniesieniu do obowiązujących wymagań prawnych. Nadzór nad poszczególnymi elementami środowiska pracy sprawują kierownicy komórek organizacyjnych oraz Specjalista ds. BHP. Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania zasad zawartych w opracowanych w tym zakresie dokumentach wewnętrznych.

4.5. Ocena skuteczności szkoleń

Ocenie skuteczności podlegają szkolenia zewnętrzne, trwające 2 dni lub dłużej. Ocena dokonywana jest przez bezpośredniego przełożonego, w terminie do 2 miesięcy od zakończenia szkolenia. Wyniki oceny, w formie ankiet, przechowywane są w Wydziale Organizacyjnym. Ocenie nie podlegają szkolenia organizowane przez stowarzyszenia lub organizacje, których członkiem jest Miasto oraz szkolenia, w których uczestniczyli kierujący komórkami organizacyjnymi.

4.6. Ocena dostawców

W zakresie dostaw mających wpływ na jakość, ocena dostawców prowadzona jest dla wykonawców biorących udział w zamówieniach publicznych w jednym z trybów określonych przez prawo zamówień publicznych, w następujących obszarach:

• inwestycji – w zakresie projektowania oraz robót budowlanych,
• dostarczania materiałów promocyjnych,
• przygotowania operatów szacunkowych,
• badań profilaktycznych dla mieszkańców (finansowanych przez Urząd),
• wykonywania prac geodezyjnych,
• usług w zakresie dostawy i serwisu urządzeń biurowych oraz telekomunikacyjnych.

Dodatkowo ocenie podlegają dostawcy zewnętrznych usług szkoleniowych, bez względu na tryb udzielenia zmówienia. Podstawą oceny są ankiety wypełniane przez uczestników szkoleń.

Z wyjątkiem dostawców szkoleń, ocena wykonywana jest na podstawie analizy zrealizowanych dostaw w odniesieniu do warunków zaproponowanych w ofercie i potwierdzonych w zamówieniu lub umowie. Zapisem z oceny dostawców jest lista dostawców oraz wszelka zgromadzona na ich temat dokumentacja podręczna.

4.7. Własność klienta – ochrona danych osobowych

Własność klienta w Urzędzie jest zidentyfikowana i nadzorowana. W systemie zarządzania jako podstawowe kategorie własności klienta określono:

• dane osobowe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi zostały wprowadzone określone standardy przetwarzania oraz zabezpieczenia posiadanych przez urząd danych osobowych (Polityka Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miejskiego w Kaliszu oraz Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych w Urzędzie Miejskim w Kaliszu).
• oryginały dokumentów. Nadzór nad tą kategorią własności Klienta realizowany jest w ramach ogólnego nadzoru nad dokumentami wynikającego z instrukcji kancelaryjnej.

Działania podejmowane w przypadku utraty lub uszkodzenia danych lub oryginałów dokumentów, prowadzone są w porozumieniu z klientem, a zagubienie, uszkodzenie lub zniszczenie danych/ dokumentów traktowane jest jako działanie niezgodne w systemie zarządzania i obsługiwane procedurą nadzorowania usługi niezgodnej i niezgodności.

4.8. Badanie satysfakcji klienta

W celu uzyskania informacji dotyczących percepcji klientów, w oparciu o wzór ankiety zatwierdzony przez Wydział Organizacyjny, systematycznie prowadzone jest badanie ankietowe. Minimalna wielkość próby, określona została na poziomie 60 ankiet na rok. Wyniki badania są analizowane i wraz z wnioskami przedstawiane najwyższemu kierownictwu. W formie określonej przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, wyniki analizy udostępniane są wszystkim pracownikom. Wyniki badania ankietowego, stanowią w Urzędzie istotny wskaźnik nadzorowania jakości usług publicznych. Metodyka prowadzenia badań ankietowych, uwzględnia wymagania punktu 7.6 normy.

4.9. Monitorowanie procesów

Dla pomiaru i monitorowania procesów podstawowych i wspomagających, ustanowiono wskaźniki lub cele jakościowe. Za monitorowanie wskaźników odpowiedzialni są właściciele procesów (we współpracy z odpowiednimi pracownikami merytorycznymi). Informacje o wartości wskaźnika zbierane są okresowo, przy czym każdorazowo na przegląd Systemu Zarządzania Jakością. Z uwagi na specyfikę wskaźników, cele jakościowe (liczbowe wartości oczekiwane) ustala się tam gdzie jest to uzasadnione i znajduje praktyczne zastosowanie. Interpretacja wartości wskaźnika jest dokonywana w odniesieniu do danych historycznych.

4.10. Audity wewnętrzne jakości i przeglądy zarządzania

Audity wewnętrzne w Urzędzie, stanowią podstawowe narzędzie oceny skuteczności i efektywności systemu. Prowadzone są w oparciu o roczny program auditów przez pracowników, posiadających odpowiednie przygotowanie w zakresie wymagań norm PN-EN ISO 9001:2009 oraz metod auditowania. Na podstawie wyników auditów podejmuje się działania korygujące i zapobiegawcze oraz wdraża rozwiązania doskonalące funkcjonowanie systemu w poszczególnych jego obszarach. W przypadku pojawienia się usługi niezgodnej pracownicy zobowiązani są postępować zgodnie z udokumentowaną procedurą, która ma zapewnić odpowiednią metodykę działania uwzględniającą charakter oraz rzeczywiste i potencjalne skutki stwierdzonej niezgodności. Po zrealizowaniu działań korekcyjnych, na podstawie analizy przyczyn niezgodności uruchamiane są kolejne działania systemowe. W ramach tego procesu obsługiwane są niezgodności zidentyfikowane i zgłoszone przez pracowników Urzędu.

Wyniki z przeprowadzonych auditów wewnętrznych obok informacji zwrotnych od klienta, oceny funkcjonowania procesów i zgodności wyrobu oraz statusu działań korygujących i zapobiegawczych, stanowią podstawowe dane wejściowe do przeglądu systemu zarządzania dokonywanego przez najwyższe kierownictwo urzędu. Przegląd inicjuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością i przeprowadza Prezydent. Pełnomocnik organizuje przeprowadzenie przeglądu. Celem przeglądu jest zapewnienie ciągłej przydatności i efektywności systemu oraz wskazanie kierunków jego rozwoju i zaleceń dotyczących doskonalenia. W trakcie przeglądu ustanawiane są cele i zadania dotyczące systemu zarządzania dla odpowiednich funkcji i szczebli w organizacji. Powyższe ustalenia wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, dokumentowane są w sprawozdaniu z przeglądu. Zasady i tryb postępowania podczas organizowania, przeprowadzania i dokumentowania przeglądu ustala każdorazowo Pełnomocnik.

4.11. Działania korygujące i zapobiegawcze

Działania korygujące i zapobiegawcze prowadzone są zgodnie z wymaganiami udokumentowanej procedury. Rozwiązywanie problemów realizuje się poprzez analizę przyczyn niezgodności lub potencjalnych niezgodności oraz podejmowanie działań, mających na celu trwałe ich wyeliminowanie. Jeżeli realizacja działań wymaga zaangażowania pracowników z różnych komórek organizacyjnych, to propozycję działań zatwierdza do realizacji Prezydent ewentualnie Pełnomocnik.

4.12. Nadzorowanie dokumentacji

Zasady związane z nadzorowaniem dokumentacji wynikają z:

• obowiązującej instrukcji kancelaryjnej,
• Procedury wydawania i nadzorowania zarządzeń Prezydenta Miasta Kalisza,
• Regulaminu Organizacyjnego,
• Procedury nadzorowania i aktualizacji Kart Usług Publicznych,
• przepisów szczególnych.

4.13. Nadzorowanie zapisów

Zasady związane z oznaczaniem, przechowywaniem, wyszukiwaniem i dysponowaniem zapisami, wynikają z obowiązującej instrukcji kancelaryjnej – stanowiącej procedurę w rozumieniu normy. Zapisy są identyfikowane na podstawie przepisów prawnych i klasyfikowane na podstawie Rzeczowego Wykazu Akt.

5. WYDAWANIE I AKTUALIZOWANIE KSIĘGI JAKOŚCI

Księga jakości jest wydawana przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Głównym kanałem dystrybuowania księgi jest „Serwis Informacyjny Systemu Zarządzania Jakością” oraz Biuletyn Informacji Publicznej.
Dopuszcza się możliwość przekazania księgi w formie papierowej pod warunkiem:

• stworzenia i zarejestrowania kopii księgi,
• przekazania pracownikowi za pokwitowaniem.

Załączniki do księgi tzn. karty procesów mogą być aktualizowane niezależnie od samej księgi.

Oryginał księgi znajduje się w Wydziale Organizacyjnym, który dodatkowo przechowuje dokument w formie elektronicznej. Za aktualizację księgi odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ i tylko on uprawniony jest do wprowadzania zmian na podstawie uprawnień wynikających z odpowiednich zarządzeń.

6. SPIS NAJWAŻNIEJSZYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

1. „Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Kaliszu” stanowiący załącznik do zarządzenia nr 362/2010 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 1 września 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego (j.t. zarządzenie Nr 127/2012 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 23 marca 2012r. z późn. zm. );
2. Zarządzenie nr 271/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 23 czerwca 2009 r. w sprawie ustanowienia Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz zespołu wdrożeniowego;
3. Zarządzenie nr 461/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 23 października 2009 r. w sprawie: wdrożenia, utrzymania i doskonalenia Systemu Zarządza Jakością w Urzędzie Miejskim w Kaliszu zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009;
4. „Procedura wewnętrznych auditów Systemu Zarządzania Jakością (NS-01)” stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 458/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 21 października 2009 r. w sprawie wprowadzenia procedury wewnętrznych auditów Systemu Zarządzania Jakością (NS-01);
5. „Procedura działania korygujące i zapobiegawcze (NS-02)” stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 462/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 23 października 2010 r. w sprawie wprowadzenia procedury działania korygujące i zapobiegawcze (NS-02);
6. „Procedura nadzorowania niezgodności i usługi niezgodnej (NS-03)” stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 460/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 23 października 2009 r. w sprawie wprowadzenia procedury nadzorowania niezgodności i usługi niezgodnej (NS-03);
7. Zarządzenie nr 658/2013 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie ustanowienia i określenia zasad funkcjonowania Serwisu Informacyjnego Systemu Zarządzania Jakością oraz tworzenia i aktualizowania w nim Kart Usług Publicznych i innej dokumentacji SISZJ (NS-04);
8. Zarządzenie nr 497/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 12 listopada 2009 r. w sprawie ustanowienia właścicieli procesów (z późn.zm.);
9. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
10. „Procedura tworzenia i obiegu zarządzeń Prezydenta Miasta Kalisza” stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 2/2013 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia i obiegu zarządzeń Prezydenta Miasta Kalisza.